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項目開標準備三步十六項

2017-06-02 14:51 來源:政府采購信息報/網

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    編者按 公開招標是最能體現公平競爭的一種政府采購方式,完整的招標程序包括招標、投標、開標、評標和定標5個階段。其中開標的環節,承接著招標、投標與評標、定標,在招標、投標之后,就要組織開標,開標之后就是評標定標。因此開標工作是否順利,直接影響著后續的評標定標能否有序開展,決定著項目采購能否順利完成。如何確保開標工作順利開展呢?開標前扎實的準備工作不可或缺。那么如何做好開標前的準備工作?以下三大方面16小項的梳理將為一線人員提供實戰參考。
 
  一、材料準備
 
  1.招標階段形成的文件材料
 
  招標文件編制中形成的文件材料:采購人委托項目時所提交資料+采購機構組織項目前所編制的采購方案和歸集的資料+編制招標文件時的分析論證資料+招標文件底稿及正式招標文件。
 
  招標文件發售中形成的文件資料:招標公告信息發布資料+響應招標項目的供應商信息+供應商響應報名時提交的資格證明文件材料+對供應商資格審查的書面記錄及相關資料+經審查合格供應商名單和不合格供應商名單及理由說明和證明材料等。
 
  注意:有關招標文件的發售記錄,尤其是購買了招標文件的供應商名單,要在一定范圍和一定時期內相對保密,以防投標供應商信息泄露。
 
  2.投標階段形成的文件材料
 
  投標過程中,由于投標供應商對招標文件的有關內容有疑問而需要向代理機構提出書面詢問,代理機構要對詢問的有關內容作出書面答復;投標供應商要向代理機構遞交投標文件、交納投標保證金,代理機構要接收投標供應商遞交的投標文件并出具簽收證明等,這些工作都需要有書面文字記載,這就形成了投標階段的文件材料。
 
  注意:有關投標供應商遞交投標文件的資料、記錄等,應在一定范圍和一定時期內保密,尤其要對供應商提交的投標文件妥善保管,以防泄露投標信息。
 
  3.開標所需材料
 
  根據開標需要,這些書面、格式化的文件材料主要有:開標議程,開標會場紀律,監督人員和工作人員以及參加開標的領導來賓及其他有關人員名單,開標儀式主持詞,工作人員職責及注意事項,投標人注意事項等;如有領導參加并需講話的,還應為出席會議并講話的領導草擬準備講話稿;如有監督人員或者監證人員參加,還應提前為他們準備監督或監證時所使用的相關文件材料。
 
  4.評標所需材料
 
  根據評標需要,使用的文件材料主要有:招標文件,評標工作安排,評標程序,評標工作紀律,評標注意事項,評委會工作職責,評標辦法、評分標準、評分表格等,最主要的是評標辦法和評標標準、評標表,已經載入了招標文件的,則不必另行準備。
 
  有些地方、有些機構還要求評委會成員在評標前要簽署廉政承諾書,如有必要,應在開標前把承諾書格式準備齊備,在評標開始前提供給評委會。
 
  5.定標所需材料
 
  定標所需的文件材料主要是定標原則和定標依據,一般都已在招標文件中載明,但有些招標文件只是原則性規定,如有必要,應在開標前細化。代理機構在評標結束后兩個工作日內,應將評標報告提交采購人,由采購人根據評標報告確定中標人,或者授權評委會或委托代理機構根據評標報告直接確定中標人。不論采用哪種方式,都必須在開標前將定標所需文件材料準備齊全。
 
  二、人員準備
 
  6.組建評標委員會
 
  評標專家應來源于政府采購監管部門管理的專家庫,由采購人和代理機構代表于開標前在監管機構監督下隨機抽取。專家抽取后,應通知采購人,由采購人確定其單位代表進入評委會。
 
  注意:采購人代表進入評標委員會的,應當有采購人單位法定代表人的授權,并作為評審成員之一。
 
  7.確定開標工作人員
 
  開標前工作人員:主要負責接收投標文件和組織開標活動,辦理開標籌備過程中的有關準備事宜。
 
  開標工作人員:包括開標人、唱標人、監標人、記標人,主要負責與開標有關的各項工作,如開啟投標文件、宣讀投標報價、監督開標唱標、記錄開標過程有關情況等。
 
  開標后工作人員:主要負責收集與開標有關的文件資料和開標的后續工作以及與評標委員會進行聯絡,負責與有關方面的聯系等。
 
  8.確定評標工作人員
 
  評標工作人員,主要是在評標過程中為評委會提供服務的,如負責傳遞、收集、整理與評標有關的文件、資料,記錄評標過程,匯總、審核評標結果,并負責代理機構與評委會之間、評委會與投標供應商之間的聯系和聯絡。確定評標工作人員數量的原則,要既滿足評標工作需要,又確保評標工作在相對保密的情況下開展。
 
  9.通知采購人代表參加開標
 
  對采購人單位參加開標的人員,應在開標前通知到采購人單位,由采購人單位通知到本人,特殊情況下可在征得采購人單位同意的情況下直接通知到本人,要求其按時參加開標。對于招標組織機構的領導和項目經辦人需要參加開標的,也應提前通知到本人。
 
  10.邀請監督單位及監督人員
 
  政府采購監督單位主要是政府采購監管機構和同級行政監察機關。開標前,招標組織機構應將招標項目的基本情況和實施情況以書面方式告知,并將開標時間、地點通知他們,邀請屆時派員到場監督。
 
  11.預估參加開標供應商數量
 
  有的供應商雖提出了響應,也購買了招標文件,可能因故放棄投標或臨時不參加,這就需要對參加投標的供應商及其人員作出預測,以提前做好接待工作。如有必要,可在開標前某一時間(最好是開標前一天)電話或傳真方式向已購買招標文件的供應商確認。
 
  注意:預測或確認參加開標的供應商及其代表數量,應在相對保密的情況下進行,以防泄露投標供應商信息。
 
  三、會務準備
 
  12.會場準備
 
  選擇場地:要根據人數規模選擇適當會場,場地燈光、音響、話筒、電源、空調等設施要符合開標的基本條件,盡量選擇入口處在會議后方的會場。
 
  場地布置:開標會場要根據接標、開標、唱標、監標、記標等工作需要及參加開標有關人員的活動需要布置會場,會標(橫幅)、主持臺、工作人員臺、與會人員臺、簽到臺以及開標所用物品的擺放和布置,要根據需要隨時調整。
 
  13.物料準備
 
  會務方面所需的物品,主要是開標過程中所需的一些物品用具,包括以下幾方面:
 
  工作人員需要的用品,如剪刀、簽字筆、記錄紙、訂書機、包裝袋、包裝箱、交通工具等;
 
  參加開標會的其他人員需要使用的用品,如記錄筆、記錄紙等;
 
  評委會成員在評標時需要使用的物品用料,如記錄筆、記錄紙、計算器等,也應在開標前準備齊備;
 
  開標過程如需要照相、攝像、監控,則應在開標前把照相、攝像以及監控器材準備齊備。
 
  14.后勤服務
 
  從開標到評標是一項連續性的工作,一環套一環,中間不能有停頓和間歇,這個過程有可能是半天,也有可能是一天或者幾天,如果開評標在短時間內不能結束,有必要為有關人員做好后勤服務準備工作。
 
  比如說,工作人員及評委會成員的用餐,應該提前做好安排,避免人員遠離,造成現場渙散或者相關信息的 泄露。
 
  15.標前預備會
 
  在開標前,代理機構應當組織召開一個預備會,以了解、通報、匯總、檢查各項準備工作的籌備情況,研究、部署、安排開標及評標過程中的有關事務性工作,重申開標、評標流程以及開標、評標過程中的人員配合和工作紀律以及相關人員的責任問題,以進一步明確每個工作人員以及相關人員的個人崗位定位,查漏補缺,充分考慮各種環境和因素的應急預案,確保開標前的各項準備工作萬無一失。
 
  16.其他準備
 
  在招標采購活動中,特別是在開標的前期準備過程中,招標組織機構及其工作人員要充分考慮各種可能出現的情形和變故,提高預見和應對各種復雜問題的能力,并根據經驗和預案進行臨場控制。
 
  不論是可以預見的還是不可預見的情形,在開標前,都是可以由工作人員根據經驗提前做好各項準備,最大程度將不可確定性變為可確定性。對于不可以預見的因素和情形,要提高預測和防范能力,變不可控為可控,充分做好開標前的各項準備工作,以確保招標采購活動順利進行。
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